@实验员丨质量记录做不好？这一篇就够了！

质量记录是记载过程状态和过程结果的文件，是保持严谨和可重复性的重要工具，在质量管理体系中发挥着关键作用。做好质量记录，为你的科研加分！

记录过程中常见问题及对策

盲：记录的设置、设计目的、功能不明，不是为管理、改进所用，而是为了应付检查。

乱：记录的设置、设计随意性强，缺乏体系考虑，记录的填写，保管收集混乱，责任不清。

散：保存、管理分散，未作统一的规定。

松：记录填写、传递、保管不严，日常疏于检查，达不到要求，无人考核，且丢失和涂改现象严重。

空：该填不填，空格很多，缺乏严肃性，法定性。

错：写错别字，语言表达不清，填写错误。

记录的填写要求及注意事项

1、记录用笔要求

记录用笔可以用钢笔、圆珠笔或签字笔，不应用红笔，这些笔能够确保记录永不褪色。用笔一定要考虑其字迹的持久性和可靠性。

2、记录的原始性

原始性就是当天的运作当天记，当周的活动当周记。做到及时和真实，不允许添加点滴水分，使记录真实可靠。记录保持其原始性，不可以重新抄写和复印，更不可以在过程进行完后加以修饰和装点。

3、记录清晰准确

记得正确和清晰，语言和用字都要规范。不但使自己能看清楚，也能使别人都看清楚。

4、笔误的处理

在笔误的文字或数据上，用原使用的笔墨画一横线，再在笔误处的上行间或下行间填上正确的文字和数值。

5、空白栏目的填写

在空白的适中位置画一横线，表示记录者已经关注到这一栏目，只是无内容可填，就以一横线代之，如果纵向有几行均无内容填写，亦可用一斜线代之。

6、签署要求

任何签署都应签署全名，同时尽可能的清晰易辨，不允许有姓无名或有名无姓情况存在。

记录的管理和控制

1、记录的标识

应具有唯一性标识，为了便于归档和检索，记录应具有分类号和流水号。标识的内容应包括：记录表格所属的质量管理文件的编号、版本号、表号、页号。没有标识或不符合标识要求的记录表格是无效的表格。

2、记录的贮存和保管

记录应当按照档案要求立卷贮存和保管。记录的保管由专人或专门的主管部门负责，应建立必要的保管制度，保管方式应便于检索合存取，保管环境应适宜可靠，干燥、通风，并有必要的架、箱，应做到防潮、防火、防蛀、防止损坏、变质合丢失。

一般情况下，记录的保存期限为2年，主要的记录应保存3年，重要的记录应长期保存。

3、记录的检索

一项质量活动往往涉及到多项记录的内容和表格，为了避免漏项，应当对记录进行编目，编目具有引导和路径作用，可以便于记录的查阅和使用，使查阅对该项质量活动的记录能有一个整体的了解。

对于一个项目，合同或是产品实现后过程，可以考虑建立一个总编目，按产品实现的进度进行排列。对于记录内容较多，质量活动联系复杂的记录，也可设置分项编目。

记录在归档前经主管部门验收合格后方可进行，如果归档资料不全，负责归档验收的部门有权拒收。记录中包含了大量有用的体系运行证据和原始信息，要发挥其作用必须使用其便于有关部门和员工查找，记录的查阅纳入计算机管理是比较好的做法，编制电子索引，可以提高检索和查阅的效率。

4、记录的处置

质量记录用于记载过程状态和过程结果，是企业质量保证的客观依据，为采取纠正和预防措施提供依据，有利于产品标识和可追溯性。

质量记录注意事项

◇ 报表填写必须完整，尽可能详细，对所列示的所有内容均要填写清楚，如不能填写的内容要用斜线（/）划掉，特别是签名栏的填写，要写全名。

◇ 记录要求准确清晰，不得潦草，更不得随便在记录上乱涂乱画，记录背面也一样，特别注意的是要检查最后填写的清晰度，不清晰者要进行重填。

◇ 记录不得随便进行更改，需要更改时正确的做法是先将错误的地方用一条横线划掉，然后在旁边写上正确的内容，同时在旁边进行签名，并写上日期。值得注意的是：如是数字错误，应将整个数字划掉，不能仅将数字中写错的位数划掉。填写日期时要写全年月日，例如文件的起草日期为2004年2月1日可写为1/2.04或2004/2/1、2004.2.1等。

◇ 不可使用涂改液、修正纸等，不得用铅笔填写。一般不准用红色笔迹填写，尤其是签名。

◇ 记录报表的日期和流水号要写全，便于追溯和管理。日期填制要写全年月日，如2004年2月1日；流水号的填制必须按固定的编号规则进行，流水号的填写位置在报表的右上角。品证部推荐的编号格式为：年份/月份/流水号，如2004年2月的第15份报表的流水号为04/02/015。

目前，实验室中制约记录数据可靠性的关键因素在于玻璃器皿清洗和后续的数据处理。实验室洗瓶机的广泛运用，保证了高清洁度和清洁质量的一致性。高清洁度使实验结果得到了保障，清洁质量的一致性可确保检测分析数据的一致性。

杜伯特洗瓶机在清洗完成后，还可自动打印实验数据，让实验室清洗有据可查，具有较强的可追溯性，契合现代化实验室的管理规范。