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实验室仪器设备的采购及后续验收和管理方案

2021.11.29

实验室仪器设备是开展教学和科研工作的基础和保障,是培养实验人员实验能力、开发创新能力和开展科学研究的物质基础。仪器设备的管理是实验室管理的重要组成部分。随着科学技术的发展和高等教育办学规模的扩大,如何加强仪器设备的科学管理,对充分发挥仪器设备在教学与科研中的作用,提高仪器设备的使用效益具有重要意义。

仪器设备管理的任务,就是利用有效的管理措施,使仪器设备以最佳的技术状态,为各类实验工作提供优质服务,最大限度地发挥仪器设备的效益。做好仪器设备的前期管理、后期管理以及贵重仪器的共享管理具有举足轻重的意义。

仪器设备管理作为一个过程,涉及计划选型、论证审批、招标采购、安装使用、维护维修、改造更新以及报废等全部过程。可分为2个阶段,即前期管理和后期管理阶段(包括常规管理以及技术管理阶段)。经验表明,仪器设备的前期管理决定了管理全过程费用的90%。如果前期工作中能保证仪器设备质量优良、性能稳定,就可以为后期管理打下良好的基础。在有限的经费投入下,做好仪器设备管理工作,充分发挥仪器设备的效能,是一个亟待解决的问题,直接关系到设备管理的质量和经济效益。

设备的前期管理包括计划选型、论证审批、采购、合同签订、安装调试、验收等环节。这些环节互相联系,互为补充,需要层层把关。因此,要严格按程序进行。抓好仪器设备前期管理可以防止重复建设和低效投资,能有效地把有限的经费管好、用好,有利于教学、科研以及医疗工作的顺利进行。因此,必须加强仪器设备前期管理,为仪器设备后期管理打下一个坚实的基础。

一、计划选型

仪器设备的购置,要根据单位整体发展规划、专业设置和科研等方面的需要,分轻重缓急制定出购置计划。贵重仪器设备的购置,必须提出可行性报告,针对购置理由、效益预测、选型论证、安装及使用条件等,充分论证。

实行计划管理是为了便于统筹安排资金和采购工作。制定设备购置计划的主要工作就是要做好仪器设备的选型工作。设备选型是否合理不仅关系到设备效能的充分发挥,还直接影响投资的经济效益。设备选型,首先要坚持选型论证,即在设备购置和选型计划决策前,通过科学的技术经济方面的讨论,对设备计划以及所涉及到的各个方面进行系统的分析,为决策者提供正确的技术依据,提供设备选型的基础保证。

选型应遵循使用原则(购置的目的是为了满足使用的需要)、技术原则(考虑可靠性和稳定性、维修性、耐用性、互换性和成套性等)以及经济原则(仪器设备的整个管理过程中,以最少的投入取得最大的效益)。尤为重要的是,仪器设备的选型应注意如下几个方面。

(1)坚持先进、合理、适用原则,不盲目追求多功能、高性能;

(2)注意把握投资方向,基础实验室要以教学实验需要为主,专业实验室要坚持以学科发展为要;

(3)环保、动力、场所等环境条件要仔细考虑,不具备条件的不能投资购买。

二、论证审批

要根据单位总体发展规划和教学科研等工作的需要统筹计划,严格执行按级审批制度。各部门提出仪器设备购置计划后,经审核后报业务主管部门综合审批,方可执行。对于贵重设备的购置,除按上述程序外,还要由仪器设备管理委员会进行严格的项目论证和审核。对申购设备的必要性、可行性、实用性和先进性,以及设施配套、价格、软件使用、升级换代、售后服务和潜在功能的发挥等诸多因素进行全面论证,以最大限度地发挥投资效益。

注重科学论证应根据不同情况采用多种论证选型形式。

(1)专用设备由使用科室进行反复调研论证后,确定配置方案,报上级审定。

(2)大型项目及设备由单位组织设备管理委员会专家论证,职能部门审核后报主管领导审批。

三、采购

采购是仪器设备前期管理的一个重要环节。采购计划的制订与实施,要在充分掌握市场信息、技术信息并充分征求使用人员意见的基础之上,按程序制订计划并加以实施。在实施中,应十分重视订货合同及其管理。

设备的采购是集汇总需求信息、开展市场调查、选择合格供方、签订供货协议和确保双方履行合约的一项复杂工作。采购时,要充分了解市场行情,精通业务,防范各种可能出现的问题。在确保设备质量的前提下,要争取合理的价格,节约经费。

设备购置一般采用招标的方式。通常情况下公开招标或邀请招标可以获得更有竞争力的报价。选定供货厂家签订设备购置合同,要严格遵守法律相关规定,对方应有法定代表人的授权委托,经双方签字盖章后,方具法律效力。

四、合同签订

1.合同签订的基本原则

(1)合法性原则   合同签订不得违反国家法律和政策,这是合同有效的前提。

(2)平等互利原则   合同签订的当事人在法律上处于平等地位,不得签订双方责权利关系不平等的合同。

(3)协商一致原则   合同签订必须是当事人双方的自愿行为,在充分协商的基础上取得一致而达成协议。要防止他人通过胁迫、欺诈手段签订合同。

(4)等价有偿原则   合同签订必须遵循价值规律,不允许不等价交换。

2.合同签订的规范性

按规范签订合同是保证合同履行、避免经济损失的前提。工作中,如管理人员不具备相应的法律知识,或法制意识淡漠,就可能出现大量无效和内容不规范的设备合同,为各种合同纠纷埋下隐患。

3.合同的条款

设备购置合同的主要条款分为三大类。

①技术性条款,主要有名称、型号、规格、质量、标准、数量、价格、人员培训等内容;

②管理性条款,主要有交货方式、运输、交货期限、验收、结算方式等内容,对大型设备还要增加审核设计图纸、预付款内容;

③责任性条款,主要有双方责任、违约赔偿、不可抗力影响、合同纠纷等内容。

目前高校购置标准仪器设备与供方签订购销合同时,常用的经济合同示范文本中的“GF-90-0101 工矿产品购销合同”和“GF-90-0102 工矿产品订货合同”两种格式形式。其合同文本一般是由供方提供,在签订合同时,要审核其条款是否符合国家发布标准,填写时如有其他说明或要求可增加附本。在签订大型设备或技术有特殊要求的设备,可单列合同条款或购置设备协议书。

4.国际订货合同

国际订货合同比国内订货合同要复杂得多。因此,在条款内容上要特别注意增加价格、保险费、关税、汇率等有关内容和说明的条款。

五、仪器设备的验收

仪器设备的验收是实现仪器设备计划的重要环节,是保证仪器设备质量的关键,是保证仪器设备投入正常使用的基础。仪器设备的验收一般分为常规验收和技术验收。

常规验收是指对仪器设备的自然情况按订货要求进行检验。主要目的是检验仪器设备是否符合合同要求。常规验收的主要内容是:检验仪器设备的包装、外表是否完好,核对零配件、备件以及说明书等技术资料是否齐全。

技术验收的目的是保证仪器设备有一个良好的技术状态。技术验收的主要内容是:按照说明书的要求安装调试仪器设备,检验仪器设备的各项技术指标是否达到规定要求。验收人员必须做好验收记录,投入使用后如果发现残缺损坏,及时办理退、换、补等手续。

仪器设备的验收步骤如下。

1.验收准备

(1)在验收前应确定仪器设备保管使用人,要求其和项目负责人(或委托负责人)认真阅读合同、招投标文件和有关技术资料,熟悉仪器设备的技术与性能要求。

(2)督促供应商按合同发货,并要求供应商提前书面告知发货时间、设备安装调试所需的条件与要求,包括:安装场地、设备布局、设备搬运方案、设备基础、上下水、强弱电、气路、家具、通风、空调、照明等的准备。

(3)落实仪器设备存放场地,项目负责人(或委托负责人)负责准备好仪器设备试运行期间的测试样品和相关试剂的准备,以及按要求完成水、电及装修方面的改造。

2.到货接收

(1)供应商提前通知准确的到货时间,仪器设备保管使用人告知具体存放点,并负责接货后的保管。

(2)到货后,应认真检查仪器设备的外包装是否完好,有无破损、变形、碰撞创伤、雨水浸湿等情况。如发现上述问题,应做详细记录,并拍照留据,办理退回货物相关手续。

3.开箱安装验收

(1)外观检查   检查仪器设备及附件外表有无残损、锈蚀、碰伤等.

(2)数量型号检查   以合同和装箱单为依据逐件清点核对,检查主机和附件的名称、规格、型号、生产企业名称、产地和数量,装箱单与合同不一致的,以合同要求为准。

(3)随机资料检查   检查随机资料是否齐全,如:说明书、操作规程、维修手册、出厂质量检验报告、产品检验合格证书、保修单、光盘等技术文件和配套教学资料。

(4)安装调试的设备   应由厂商技术人员负责开箱,厂商人员不在场或不经厂商人员同意不得开箱。仪器设备保管使用人应参与开箱检查的全过程,并认真做好记录。

(5)开箱验收过程中,仪器设备保管使用人应认真负责,严格核对,不得随意签署证明性文件,做好现场记录,发现问题,立即与厂商交涉处理。

4.技术性能初步验收

(1)设备安装完毕,项目负责人及设备操作人员应要求厂家技术人员(或在厂家技术人员指导下)按标书及合同要求,全方位、多角度在安全范围内不间断、满负荷运行仪器设备(如至少30天),对仪器设备各项功能及指标进行全面试用、检查和测试,要重点做好关键性技术参数与性能的逐项检查和测试。

(2)认真做好试运行记录,如实填写仪器设备使用登记表。

(3)系统集成或成套设备,供应商应在安装调试结束后提供安装合格证明书,方可进行试运行。

(4)仪器设备正常运行后,项目建设单位就提出验收请求,经项目建设主管部门同意后审批。

(5)接到验收申请后,组织正式验收。

(6)试运行期间,若发现仪器设备达不到技术指标要求的,应及时与供应商沟通,并要求供应商提供再次调试、测试的技术支持和协助。

5.正式验收

(1)项目建设单位介绍项目建设基本内容与要求。

(2)仪器设备保管使用人介绍接货、开箱情况。

(3)项目负责人或委托负责人宣读验收申请,介绍安装、调试、试运行情况。

(4)工作人员介绍第三方验收测试报告。

(5)对仪器设备关键性技术参数进行现场测试,要重点检查招标期间有投标单位质疑的技术参数与性能,贵重仪器设备必须逐台查看实物及运行状况。

(6)验收完成后,由验收小组签署验收结论。

6.验收结果

(1)验收结果合格,验收组签字确认后,验收工作完毕。

(2)验收结果如发现与合同无严重冲突的、可正常使用的仪器设备,验收组将在验收报告中提出整改意见,供应商必须根据整改意见进行整改,在项目负责人确认整改合格后,验收组才对验收报告签字确认。

(3)验收结果发现与合同严重冲突的或与合同不符的、已不能满足用户需要的设备,验收组将结果定义为不合格,则办理相关索赔及更换等业务。

7.资料建档

(1)仪器设备所附的软件、技术资料、使用说明书、图纸等应列出清单,由各单位资产管理员妥善保管,不得丢失。

(2)档案管理员应及时了解仪器采购信息并督促有关单位及时上交其档案材料,向上级部门通报档案归档情况。

8.资产登记

完成验收并且验收结论为合格后,办理固定资产登记手续,打印标签,办理入账审核。

9.质保期内有关要求

质保期内,如发现仪器设备运行不正常,仪器设备保管使用人应首先报告项目负责人(或委托负责人),并书面联系供应商进行维护,做好登记备案。

六、安装调试

设备安装包括设备的到货验收、出库及运输、安装条件准备和检验、安装就位、检查试验等具体工作。设备安装施工应严格按照设备工艺平面布置图及安装施工图划线定位,组织基础施工及设备搬运就位。安装过程中要对关键零部件、单机设备和成套设备的安装质量进行全程监控,必须满足生产工艺的需要及维护、检修、安全、工序连接等方面的要求。

设备调试包括各种静态和动态试验、冷态和热态试验,及设备运行状态和程序的调整、设备系统联动程序的设定和成套设备的试运转试验。这一系列工作完成后,应断开设备的总电路和动力源,做好设备润滑、紧固等检查,做好整理检查及试验记录。

在安装过程中要落实必要的工作环境及辅助设施的安全管理,包括温度、湿度、水电气供应、空气净化、化学及生物污染、高压及负压等方面的安全管理,创造安全良好的环境,确保仪器设备高效安全地运行。

设备前期管理是设备管理部门的常规工作,前期管理工作的好坏直接关系到设备后期管理,以及单位的经济利益。不仅要重视和做好这项工作,还要在实践中去探索新的方法。认真做好仪器设备的前期管理工作,为后期管理打下一个坚实的基础,使设备管理工作取得事半功倍的效果。


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