疫情防控期间,你的实验室认证审核你都是怎么安排的 1
近日,《认证机构应对新型冠状病毒肺炎疫情工作指南》(征求意见稿)发布。面对突发新冠肺炎疫情这类突发公共卫生事件,认证机构在积极贯彻落实党中央、国务院关于新型冠状病毒感染肺炎疫情防控工作的决策部署的同时,应确保疫情防控期间各项认证业务能够平稳有序顺利实施。认证机构需要采取切实有效行动,既要确保机构日常运行过程中疫情预防和应急响应要求,又要根据疫情分级分区管控要求,在疫情防控期间做好认证审核的策划与安排,确保认证业务的连续性,对认证客户提供复工复产的支持,服务经济社会发展。以下为征求意见稿全文,供参考。
认证机构应对新型冠状病毒肺炎疫情工作指南
(征求意见稿)
1 范围
本文件提供了新型冠状病毒肺炎疫情防控期间认证机构的运行管理、认证审核的策划与安排以及疫情结束后的相关工作指南。
本文件适用于所有类型的认证机构。
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是标注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不 包括勘误的内容)或修订版本均不适用于本文件,然而,鼓励根据本文件达成协议的各方研究是否 可使用上述文件的最新版本。凡是未标注日期的引用文件,使用其最新版本。GB/T 19000《质量管理体系 基础和术语》
GB/T 27021.1《合格评定 管理体系审核认证机构要求 第1部分:要求》 GB/T27065《合格评定 产品、过程和服务认证机构要求》
GB/T23694《风险管理 术语》
RB/T 314-2017《合格评定 服务认证模式选择与应用指南》 《市场监管总局办公厅关于在新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间实施好质量认证相关工作的 通知》(市监认证〔2020〕9号)
IAF ID3:2011 《影响认可机构、合格评定机构和获证组织的特殊事件或情况的管理》
IAF MD4:2018 《强制性文件 信息和 通信 技术( ICT )在审核/评审中应用》
3 术语和定义
GB/T 19000、GB/T 27000、GB/T27021.1、GB/T27065、IAF MD4:2018、GB/T 23694 中确立的术语 和定义适用于本文件。
4 通用原则
4.1 总则
4.1.1 本章所述原则是本文件中后续指南的基础。本文件未就所有可能发生的情况给出指南。在出现未 预料到的情况时,可应用这些原则作为决策的基础。
4.1.2 认证机构宜按照国家应对新型冠状病毒肺炎疫情防控及国家认证认可行政主管部门有关要求,结 合各地疫情分区分级情况及防控要求,在风险分析的基础上,制定本机构的防控工作方案,组织开展疫 情防控期间各项认证工作。
4.1.3 鼓励未经国际认可论坛(IAF)认可机构成员认可的认证机构,在按照本文件制定相关措施时, 参考IAF ID3:2011《影响认可机构、合格评定机构和获证组织的特殊事件或情况的管理》、IAF MD4:2018 《信息和通信技术(ICT)在审核中应用》等文件。
4.2 基本原则
4.2.1 以人为本、科学防控 疫情防控期间,认证机构宜以保证人员健康安全为首要任务,积极贯彻落实党中央、国务院关 于新型冠状病毒感染肺炎疫情防控工作的决策部署,实行科学防控。
4.2.2 信息畅通、快速响应 及时关注疫情信息,加强与政府部门、社区、员工、境内境外客户等相关方信息沟通,采取措 施,快速响应疫情防控及客户需求。
4.2.3 传递信任、依法合规 以传递信任为己任,在疫情防控期间做好各项认证工作的策划与安排,依法合规,确保认证业 务的连续性和有效性。
4.2.4 客户至上、共度危机 不断提升机构自身能力,支持认证客户复工复产,服务社会经济发展,共度危机。
5 疫情防控期间认证机构运行管理
5.1 总则
5.1.1认证机构宜根据国家、地方政府及行业主管部门的有关要求,结合认证活动的特点及本机构的运行 机制,对疫情防控期间的运行管理进行策划,策划的输出至少包括国内、国/境外办公安排及防控要求、 应急管理、信息沟通与交流、人员能力建设、分支机构管理等内容。
5.1.2 认证机构的办公安排及防控要求宜参见各级政府疫情期间办公场所防控指南及相关要求。
5.1.3认证机构宜根据策划的安排实施运行管理,监控运行过程和结果,并根据疫情变化及国家、地方 政府及行业主管部门的要求,及时调整策划方案。
5.2 应急管理
5.2.1 应急预案编制
认证机构宜根据国家和地方政府的有关要求,结合认证
活动的特点,编制应急预案。预案宜 按照本指南有关条款要求,就以下活动作出安排:
a)应急组织管理;
b)认证人员情况调查、合理安排使用及安全防护措施;
c)疫情期间认证证书到期情况的处理;
d)必要时,远程电子化审核方案及文件审查安排;
e)就疫情防控期间的认证工作实施方案与客户的沟通安排;
f) 若出现疑似、确诊病例,或密切接触者等突发状况的应对措施。
5.2.2 突发状况的应对措施
认证机构宜明确出现疑似、确诊病例,或密切接触者等突发状况的应对措施。应对措施宜至少 包括以下内容:
a)若在办公区出现传染病病人或者疑似传染病病人时,应及时报告,并配合疾控机构人员,及 时隔离病人和密切接触者;
b)协调员工按规定接受疾病预防控制机构、医疗机构有关传染病的调查、检验、采集样本、隔 离等预防、控制措施,如实提供有关情况;
c)若员工需要接受隔离治疗、医学观察措施的(包括确诊病人、疑似病人、传染病病人密切接 触者),应要求员工予以配合,安排必要的生活保障和心理安慰,并确保按规定给付期间的工资;
d)调查并确定疑似、确诊病例的办公及相关区域,按防疫要求进行消毒处理。
5.3 信息沟通与交流
认证机构宜建立疫情防控期间开展认证工作的信息收集、沟通与交流机制,宜就疫情防控及开 展认证工作的有关信息进行沟通交流,并明确信息沟通交流的职责、方式、时限等要求。
5.3.1 与疫情有关的信息沟通交流至少包括以下方面:
a) 及时了解属地政府及主管部门有关疫情防控的措施、要求,及时处理,必要时告知所有员工;
b)应根据疫情防控要求,建立员工信息报告制度并实施。
5.3.2 与认证工作开展有关的信息沟通交流至少包括以下方面:
a) 疫情防控期间的开展认证工作实施方案及时向社会公布并通报地方市场监管部门;
b) 有关现场审核/工厂检查信息、相关认证证书有效期顺延情况上报应满足市场监管总局(认 监委)的要求。
c) 了解认可要求,必要时及时将疫情防控期间的开展认证工作实施方案报送认可机构;
d) 因疫情影响的获证组织审核、证书有效期顺延等情况的通报应满足认可机构的要求。
5.3.3 与客户的信息沟通
认证机构宜采取多种方式与客户保持通畅的信息沟通,识别、确定并向客户书面通报疫情期间 的认证活动安排,确保客户知悉疫情对认证活动的影响并获得适宜的解决方案。
5.3.3.1 需要与客户沟通的信息包括但不限于以下内容:
a)疫情防控期间认证机构的应急管理措施;
b)在符合有关程序的前提下,保证客户已获证书有效性的措施;c)受疫情影响不能及时完成项目的应对措施;
d)适用时,在疫情期间开展审核的方案及要求。特殊地,认证机构宜关注疫情防控期间涉及国计民生和疫情防控的相关客户,与其沟通并在符 合国家规定的前提下尽可能满足其认证需求。